Vorstandssitzungen/Protokoll vom 24.09.2016

Vorstandssitzung von Wikimedia Kanada - 24. September 2016

Informationen zum Treffen

• Ort: Online
• Datum: 24. September 2016
• Zeit: 14:00 (EDT)

Protokoll

Eröffnungsangelegenheiten

• Jean-Philippe Béland beantragt, das Protokoll der letzten Vorstandssitzung in seiner schriftlichen Fassung anzunehmen. Benoit Rochon stimmt zu. Keine Gegenstimmen. Antrag angenommen.
• David Fourney beantragt die Annahme der Tagesordnung. Jean-Philippe Béland stimmt zu. Keine Gegenstimmen. Antrag angenommen.
• Sitzung eröffnet um: 14:05 (UTC-5)
• Sitzungsleitung: Jean-Philippe Béland
• Teilnehmer:
  • Benoit Rochon (Präsident)
  • Jean-Philippe Béland (Vorsitzender und Vizepräsident)
  • David Fourney (Schatzmeister)
  • Patrick Paul
  • James Heilman
  • Ha-Loan Phan
• Abwesend:
  • Jeffery Nichols (Schriftführer)

Andauernde Themen

1. Neuigkeiten zu Mitgliedschaften: NIL.
2. Neuigkeiten zum Budget: NIL.

Alte Angelegenheiten

1. Französische PayPal-Spenden/Mitgliedschaftsseite. Derzeit gibt es ein Problem auf der PayPal-Seite der französischen Mitgliedsseite. Alan Walker erwähnte gegenüber Patrick Paul, dass das PayPal-Konto auf den Schatzmeister übertragen wird. Sobald der Besitz des PayPal-Kontos übertragen wird, wird der Schatzmeister eine Prüfung durchführen, um dieses Problem zu lösen. (Aktion von: Schatzmeister und Patrick Paul).
2. Unternehmensversicherungen für BAnQ-Büro. Benoit Rochon erwähnte, dass Nathalie Casemajor ein Angebot für die Versicherungen erhalten hat und dieses bei etwa 500 CAD liegt. Die Versicherungen müssen Material umfassen. Der Vertrag mit BAnQ wird derzeit von deren Rechtsabteilung geprüft; auf Seiten von BAnQ ist Hélène Cadieux federführend. Benoit Rochon wird mit ihr weitermachen. (Aktion von: Benoit Rochon).
3. Mitgliederverwaltungssoftware. CiviCRM ist eine Software zur Verwaltung von Mitgliedschaften. Parick Paul hat in Montreal einen auf diesen Bereich spezialisierten Berater gefunden, der das für uns einrichten könnte. Sobald unsere Anforderungen definiert sind, können wir von ihnen ein Angebot einholen. Sie bieten an, dies kostenlos bereitzustellen, solange wir keine Mitarbeiter haben und dass wir nur die Beratergebühren bezahlen müssten, um es für uns einrichten und anpassen zu lassen. Parick Paul wird sich mit ihnen in Verbindung setzen, um ein Angebot einzuholen. Benoit Rochon und James Heilman werden andere Vereine kontaktieren, hauptsächlich Wikimedia Schweiz (WMCH) und die Wikimedia Foundation (WMF), um weitere Informationen darüber zu erhalten, was sie zur Verwaltung der Mitgliedschaften verwenden und ob WMF oder WMCH uns bei der Software unterstützen und/oder sie für uns bereitstellen können. Im Idealfall sollte die Software kostenlos eingerichtet werden, da es einige Zeit dauern wird, bis wir unsere nächste Förderung erhalten. (Aktion von: Benoit Rochon, James Heilman und Patrick Paul).
4. Neuzuweisung von Förderungen. Im Jahr 2013 gab es eine Förderung für das Jahresprogramm von Wikimedia Kanada (WMCA), der nicht vollständig genutzt wurde. Den Restbetrag schuldeten wir seitdem der WMF. Die Gelder befinden sich immer noch auf dem Bankkonto von WMCA, aber die Förderung, die die WMF letzten August für die WikiConvention in Paris, Frankreich, gewährt hat, wurde von diesem Restbetrag abgezogen, sodass WMCA der WMF kein Geld mehr schuldet. (Information)

Neue Angelegenheiten

1. Wahl der Vorstandsmitglieder
   (Hinweis: Kandidaten wurden von anderen Vorstandsmitgliedern selbst vorgeschlagen, dies ist jedoch nicht im Protokoll enthalten. Die Abstimmung war nicht geheim, sondern die konkreten Abstimmungsergebnisse sind ebenfalls nicht im Protokoll enthalten.)
   1. Präsident: Benoit Rochon und Patrick Paul reichen ihre Namen als Kandidaten für das Amt des Präsidenten ein. Benoit Rochon wird zum Präsidenten gewählt.
   2. Vizepräsident: Jean-Philippe Béland und Patrick Paul reichen ihre Namen als Kandidaten für das Amt des Vizepräsidenten ein. Jean-Philippe Béland wird zum Vizepräsidenten gewählt.
   3. Schriftführer: Jean-Philippe Béland schlägt den Namen von Jeffery Nichols (abwesend) als Kandidaten für das Amt des Schriftführers vor. Jeffery Nichols wird per Akklamation zum Schriftführer gewählt, vorausgesetzt, dass er die Position möchte (Bestätigung bei der nächsten Vorstandssitzung).
   4. Schatzmeister: David Fourney reicht seinen Namen als Kandidat für das Amt des Schatzmeisters ein. David Fourney wird per Akklamation zum Schatzmeister gewählt.
2. Industry Canada informieren. Jeffery Nichols ist abwesend, sagte aber, dass er Industry Canada während der letzten Jahreshauptversammlung (AGM) über die neuen Vorstandsmitglieder informieren werde. Benoit Rochon wird per E-Mail bestätigen, dass er es getan hat. Wird bei der nächsten Vorstandssitzung bestätigt. (Aktion von: Schriftführer).
3. Übertragung des Bank- und PayPal-Kontos.
   1. Patrick Paul wird sich mit Alan Walker abstimmen, um das PayPal-Konto an den Schatzmeister zu übertragen. Ziel ist es, anschließend mehrere Verwalter des PayPal-Konto aus dem Vorstand zu haben. (Aktion von: Patrick Paul und Schatzmeister).
   2. Benoit Rochon wird sich mit der Bank abstimmen, um die Namen ehemaliger Vorstandsmitglieder von dem Konto zu entfernen und die Kontrolle an drei Vorstandsmitglieder zu übertragen: Benoit Rochon, Jean-Philippe Béland und Ha-Loan Phan. (Aktion von: Benoit Rochon, Jean-Philippe Béland und Ha-Loan Phan).
4. Zugriff auf Google Apps for Work. Patrick Paul ist derzeit Administrator für Google Apps for Work. Er aktivierte die Konten neuer Vorstandsmitglieder für die E-Mail-Konten von wikimedia.ca und den Zugriff auf das gemeinsame Laufwerk. Er informierte neue Vorstandsmitglieder über Datenschutz- und Sicherheitsfragen. (Aktion von: Patrick Paul).
5. Strategischer Plan
   1. Die Erlangung des Status als Wohltätigkeitsorganisation hat für WMCA oberste Priorität. Der Vorstand ist sich darüber im Klaren, dass dies ein langfristiges Ziel ist, es müssen jedoch Schritte unternommen werden, um dieses Ziel zu erreichen, beispielsweise die Einstellung eines Pro-Bono-Rechtsberaters und Buchhalters. Ha-Loan Phan wird sich an Bénévoles d'affaires wenden, um Informationen über einen Pro-Bono-Rechtsberater und Buchhalter zu erhalten. (Aktion von: Ha-Loan Phan).
   2. Jean-Philippe Béland wird an der Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Direktors arbeiten, die in den Strategieplan aufgenommen werden sollen. Er wird seinen Vorschlagsentwurf auf der nächsten Vorstandssitzung vorstellen. (Aktion von: Jean-Philippe Béland).
   3. Benoit Rochon wird als Präsident die Entwicklung des Strategieplans leiten, insbesondere für die Definition von Prioritäten. Er wird einen Entwurf dieser Prioritäten vorlegen, der auf der nächsten Vorstandssitzung besprochen werden soll. (Aktion von: Präsident).
6. Häufigkeit der Vorstandssitzungen. Vorstandssitzungen finden alle zwei Wochen auf Google Hangouts statt. (Aktion von: allen Vorstandsmitgliedern).
7. Protokolle der Vorstandssitzungen. Es ist beabsichtigt, die Protokolle der Vorstandssitzungen in Zukunft zu veröffentlichen, sobald sie auf der folgenden Vorstandssitzung genehmigt wurden. (Information)
8. Kontrolle der öffentlichen Mailingliste. Patrick Paul bestätigt, wer der Eigentümer der aktuellen Mailingliste in der Google-Gruppe ist. Es ist beabsichtigt, sie auf den Domainnamen wikimedia.ca zu verschieben. (Aktion von: Patrick Paul).
9. Richtlinie zum Engagement von Vorstandsmitgliedern. Neue Direktoren sollten die Richtlinie rechtzeitig lesen, um auf E-Mails zu antworten und an Vorstandssitzungen teilzunehmen. (Aktion von: allen Vorstandsmitgliedern).

Diskussionspunkte und Ankündigungen

1. NIL.

Abschlussangelegenheiten

• Jean-Philippe Béland beantragt, die Sitzung zu schließen. James Heilman stimmt zu. Keine Gegenstimmen. Antrag angenommen.
• Sitzung geschlossen um: 15:35 (UTC-5)
• Nächstes Treffen
  • Ort: Google Hangouts
  • Datum: Wird noch festgelegt.
  • Zeit: Wird noch festgelegt.

Andere Anmerkungen oder Informationen

1. NIL.

Autoren und Akzeptanz

• Protokoll verfasst von: Jean-Philippe Béland (Vizepräsident)
• Protokoll überprüft von: Benoit Rochon (Präsident) am 26. September 2016.
• Protokoll vom Vorstand angenommen am: 30. November 2016.