Réunions du conseil/2016-09-24

Réunions du conseil de Wikimédia Canada - 24 septembre 2016

Information sur la réunion

• Lieu : en ligne
• Date : 24 septembre 2016
• Heure : 14:00 (HAE)

Procès-verbal

Ouverture de la séance

• Jean-Philippe Béland propose d'accepter le procès-verbal de la dernière réunion du conseil d'administration telle qu'écrite. Benoit Rochon seconde. Aucune opposition. Motion acceptée.
• David Fourney propose d'accepter l'ordre du jour. Jean-Philippe Béland seconde. Aucune opposition. Motion acceptée.
• La réunion est ouverte à 14:05 (HAE)
• La réunion est présidée par Jean-Philippe Béland
• Présence :
  • Benoit Rochon (président)
  • Jean-Philippe Béland (président d'assemblée et vice-président)
  • David Fourney (trésorier)
  • Patrick Paul
  • James Heilman
  • Ha-Loan Phan
• Absent :
  • Jeffery Nichols (secrétaire)

Points permanents

1. Mise à jour d'adhésion : NIL.
2. Mise à jour de budget : NIL.

Ancienne activité

1. Page PayPal de don/adhésion en français. Il y a actuellement un problème avec la page en français de PayPal pour les dons et les adhésions. Alan Walker a mentionné à Patrick Paul que le compte PayPal est transféré au Trésorier. Une fois la propriété du compte PayPal transférée, le trésorier fera une enquête pour résoudre ce problème. (Action par : Trésorier et Patrick Paul).
2. Assurances corporatives pour BAnQ Office. Benoit Rochon a mentionné que Nathalie Casemajor a obtenu un devis pour les assurances et il est d'environ 500$ CAD. Les assurances doivent inclure le matériel. Le contrat avec BAnQ est actuellement en cours de révision par son équipe juridique; Hélène Cadieux est en charge du côté de BAnQ. Benoit Rochon fera un suivi avec elle. (Action par : Benoit Rochon).
3. Logiciel de gestion d'adhésion. CiviCRM est un logiciel utilisé pour gérer les membres. Patrick Paul a trouvé un consultant qui se spécialise dans ce domaine à Montréal et qui pourrait le mettre en place pour nous. Nous pouvons obtenir un devis de leur part une fois que nos besoins sont définis. Ils offrent de l'héberger gratuitement, tant que nous n'avons pas d'employés et nous aurions seulement besoin de payer pour les frais de consultant afin de le mettre en place et de la personnaliser pour nous. Patrick Paul communiquera avec eux pour obtenir un devis. Benoit Rochon et James Heilman communiqueront avec d'autres chapitres, principalement Wikimedia Suisse (WMCH), et la Wikimedia Foundation (WMF) pour trouver plus d'informations sur ce qu'ils utilisent pour gérer l'adhésion et si WMF ou WMCH peut supporter et / ou héberger le logiciel pour nous. Idéalement, nous avons besoin du logiciel mis en place gratuitement, en raison du temps qu'il faudra pour obtenir notre prochaine subvention. (Action par : Benoit Rochon, James Heilman et Patrick Paul).
4. Réaffectation de subvention. Il y avait une subvention pour le programme annuel de Wikimedia Canada (WMCA) en 2013 qui n'a pas été pleinement utilisé et nous avons dû le solde à la WMF depuis lors. Les fonds sont toujours dans le compte bancaire de WMCA, mais la subvention qui a été accordée par la WMF pour WikiConvention à Paris, en août dernier, a déduit ce solde, donc WMCA ne doit plus d'argent à la WMF. (Info)

Nouvelle activité

1. Élection des membres du Conseil exécutif
   (Note: Les candidats ont été proposés eux-mêmes par d'autres membres du conseil, mais ceci n'est pas inclus dans le procès-verbal. Le vote n'est pas secret, mais les résultats des votes spécifiques ne sont pas inclus dans le procès-verbal.)
   1. Président : Benoit Rochon et Patrick Paul présentent leurs candidatures au poste de président. Benoit Rochon est élu président.
   2. Vice-président : Jean-Philippe Béland et Patrick Paul présentent leur candidature au poste de vice-président. Jean-Philippe Béland est élu vice-président.
   3. Secrétaire : Jean-Philippe Béland soumet le nom de Jeffery Nichols (absent) au poste de secrétaire. Jeffery Nichols est élu secrétaire par acclamation, en supposant qu'il souhaite le poste (à confirmer lors de la prochaine réunion du conseil).
   4. Trésorier : David Fourney soumet son nom comme candidat au poste de trésorier. David Fourney est élu trésorier par acclamation.
2. Mise à jour auprès d'Industrie Canada. Jeffery Nichols est absent, mais lors de la dernière assemblée générale annuelle (AGA), il avait dit qu'il mettrait à jour Industrie Canada avec les nouveaux membres du conseil. Benoit Rochon confirmera par courriel qu'il l'a fait. À confirmer lors de la prochaine réunion du conseil. (Action par : secrétaire).
3. Transfert de la banque et du compte PayPal.
   1. Patrick Paul se coordonnera avec Alan Walker le transférer du compte PayPal au trésorier. À terme, l'intention est d'avoir plusieurs administrateurs membre du conseil sur le compte PayPal. (Action par : Patrick Paul et Trésorier).
   2. Benoit Rochon se coordonnera avec la banque afin que les noms des anciens membres du conseil d'administration soient retirés du compte et il donnera le contrôle à trois membres du présent conseil : Benoit Rochon, Jean-Philippe Béland et Ha-Loan Phan. (Action par : Benoit Rochon, Jean-Philippe Béland et Ha-Loan Phan).
4. Accès à Google Apps for Work. Patrick Paul est actuellement administrateur de Google Apps for Work. Il a activé les comptes des nouveaux membres du conseil d'administration pour les adresses courriel wikimedia.ca et l'accès au disque partagé. Il a donné de l'information aux nouveaux membres du conseil sur les questions de confidentialité et de sécurité. (Action par : Patrick Paul).
5. Plan stratégique
   1. Obtenir le statut de bienfaisance est la première priorité de WMCA. Le conseil comprend que c'est un objectif à long terme, mais des mesures doivent être prises afin d'y parvenir, par exemple obtenir un conseiller juridique et un comptable pro bono. Ha-Loan Phan contactera Bénévoles d'affaires pour obtenir des renseignements sur le conseiller juridique et comptable pro bono. (Action par : Ha-Loan Phan).
   2. Jean-Philippe Béland définira les rôles et les responsabilités de chaque membre exécutif / directeur à inclure dans le plan stratégique. Il présentera le brouillon de sa proposition lors de la prochaine réunion du conseil. (Action par : Jean-Philippe Béland).
   3. Benoit Rochon mènera, en tant que Président, l'élaboration du plan stratégique, en particulier pour la définition des priorités. Il présentera un brouillon de ces priorités à discuter lors de la prochaine réunion du Conseil. (Action par : président).
6. Fréquence des réunions du conseil d'administration. Les réunions du conseil se tiendront toutes les deux semaines sur Google Hangouts. (Action par : tous les membres du conseil).
7. Procès-verbal des réunions du conseil. L'intention est que les procès-verbaux des réunions du conseil soient rendus publics à l'avenir, une fois approuvés lors de la prochaine réunion du conseil. (Info)
8. Contrôle de la liste de diffusion publique. Patrick Paul confirmera qui est le propriétaire de la liste de diffusion actuelle sur Google Group. L'intention est de la transférer sous le nom de domaine wikimedia.ca. (Action par : Patrick Paul).
9. Politique d'engagement des membres du conseil d'administration. Les nouveaux administrateurs devraient lire la politique dans les délais requis pour répondre aux courriels et à la participation aux réunions du conseil d'administration. (Action par : tous les membres du conseil).

Points des discussions et annonces

1. NIL.

Clôture de la séance

• Jean-Philippe Béland propose la clôture de la réunion. James Heilman secondes. Aucune opposition. Motion acceptée.
• Réunion clôturée à 15:35 (HAE)
• Prochaine réunion
  • Lieu : Google Hangouts
  • Date : à déterminer.
  • Heure : à déterminer.

Autres notes ou information

1. NIL.

Auteurs et approbation

• Procès-verbal rédigé par : Jean-Philippe Béland (Vice-président)
• Procès-verbaux examinés par : Benoit Rochon (président) le 26 septembre 2016.
• Procès-verbal accepté tel qu'écrit par le conseil : 30 novembre 2016.