Vorstandssitzungen/Protokoll vom 30.09.2016

Vorstandssitzung von Wikimedia Kanada - 30. September 2016

Informationen zum Treffen

• Ort: Online
• Datum: 30. September 2016
• Zeit: 18:00 (EDT)

Protokoll

Eröffnungsangelegenheiten

• Sitzungsleitung: Jean-Philippe Béland (Vorsitzender und Vizepräsident)
• Jean-Philippe Béland eröffnet die Sitzung um 18:03 (EDT).
• Jean-Philippe Béland beantragt, Philippe-Olivier Daniel die Teilnahme an der Sitzung zu gestatten. Benoit Rochon stimmt zu. Keine Gegenstimmen. Antrag angenommen.
• Jean-Philippe Béland beantragt, das Protokoll der letzten Vorstandssitzung in seiner schriftlichen Fassung anzunehmen. Benoit Rochon stimmt zu. Widerspruch vom Vorstand. Die Annahme wird auf die nächste Vorstandssitzung verschoben.
• David Fourney beantragt die Annahme der Tagesordnung. Jean-Philippe Béland stimmt zu. Keine Gegenstimmen. Antrag angenommen.
• Teilnehmer:
  • Benoit Rochon (Präsident)
  • Jean-Philippe Béland (Vorsitzender und Vizepräsident)
  • Jeffery Nichols (Schriftführer)
  • David Fourney (Schatzmeister)
  • Ha-Loan Phan
  • James Heilman
  • Patrick Paul
  • Philippe-Olivier Daniel

Andauernde Themen

1. Neuigkeiten zu Mitgliedschaften: Wikimedia Kanada (WMCA) hat insgesamt 34 Mitglieder. Keine Neuzugänge oder Austritte seit der letzten Jahreshauptversammlung (AGM).
2. Neuigkeiten zum Budget: Bisher kein formelles Budget. WMCA hat etwas mehr als 3.000 CAD auf dem Bankkonto. Wir erstatten den Mitgliedern etwas weniger als 3.000 CAD. Für das Bankkonto fallen monatliche Gebühren in Höhe von 4 CAD an.

Alte Angelegenheiten

1. Französische PayPal-Spenden/Mitgliedschaftsseite. Der Schatzmeister hat noch keinen PayPal-Zugang. Es gibt also keine Neuigkeiten zur Lösung des Problems. (Aktion von: Schatzmeister).
2. Unternehmensversicherungen für das Büro von Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Benoit Rochon hat eine E-Mail an Hélène Cadieux von BAnQ geschrieben und sie wird die rechtlichen Informationen zur Vereinbarung senden. WMCA wird BAnQ bitten, eine Versicherung zu spenden. Es besteht die Möglichkeit, den Vertrag unterzeichnen zu lassen und mit der Nutzung der Postanschrift zu beginnen, aber mit dem Bezug des Büros zu warten, wobei noch keine Versicherung erforderlich ist. (Aktion von: Benoit Rochon).
3. Mitgliederverwaltungssoftware. James Heilman informiert den Vorstand: Die Wikimedia Foundation (WMF) und Wikimedia Schweiz (WMCH) nutzen CiviCRM, Manuel von WMCH leistet den Support kostenlos und berechnet nur die Kosten für den Webserver. In anderen Vereinen heißt es, dass CiviCRM zu komplex sei. WMCA hat nur 34 Mitglieder und keine lange Spenderliste, daher ist es möglicherweise noch zu früh, so etwas wie diese Software zu bekommen, und wir könnten stattdessen Google Sheets verwenden. Ein Argument für CiviCRM ist die Wichtigkeit, professionell zu wirken und das System vor der Wikimania und der damit verbundenen Mitgliederkampagne zu haben. Manuel von WMCH bietet an, es kostenlos einzurichten und zu unterstützen, WMCA benötigt lediglich Serverplatz. Patrick Paul kann Manuel einen Fernzugriff auf seinen Server gewähren. (Aktion von: Schriftführer und Patrick Paul).
4. Industry Canada informieren. Industry Canada wurde über alle außer Ha-Loan Phan informiert, da dem Schriftführer ihre Adresse fehlte. (Aktion von: Schriftführer).
5. Übertragung des Bank-Kontos. Am 12. Oktober 2016 findet ein Treffen mit der Bank statt. (Aktion von: Benoit Rochon, David Fourney, Ha-Loan Phan und Jean-Philippe Béland).
6. Übertragung des PayPal-Kontos. Der Schatzmeister schlägt vor, eine generische Adresse @wikimedia.ca für den Schatzmeister zu erstellen. Derzeit ist das PayPal-Konto mit donate@wikimedia.ca verknüpft. Patrick Paul erhielt die Zugangsdaten von Alan Walker. Er benötigt noch ein paar Tage, um die Konten durchzugehen, die Eigentumsinformationen zu ändern und die Freigabe des Kontozugriffs zu prüfen. (Aktion von: Schatzmeister).
7. Rollen und Verantwortlichkeiten der Direktoren. Die Vorstandsmitglieder werden das Dokument in den nächsten zwei Wochen durchgehen und Jean-Philippe Béland Kommentare übermitteln. Die neue Richtlinie soll auf der nächsten Vorstandssitzung verabschiedet werden. (Aktion von: Jean-Philippe Béland).
8. Strategischer Plan. Der Vorstand legt zwei Prioritäten fest, für das nächste Jahr und für die nächsten fünf Jahre. Jeder wird das Dokument vor der nächsten Vorstandssitzung durchsehen. (Aktion von: Jean-Philippe Béland).
9. Mailinglisten. Im Moment keine Änderung. (Aktion von: Patrick Paul).

Neue Angelegenheiten

1. Wahl von Philippe-Olivier Daniel zum Direktor. Benoit Rochon beantragt die Wahl von Philippe-Olivier zum Vorstandsmitglied von WMCA mit sofortiger Wirkung und bis zur nächsten Jahreshauptversammlung. David Fourney stimmt zu. Keine Gegenstimmen. Philippe-Olivier Daniel wird zum Direktor gewählt. Patrick Paul wird sein Konto bei Google App erstellen. (Information)
2. Wahl des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden. Jean-Philippe Béland schlägt vor, Direktoren für die Ämter des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden zu wählen. Der Konsens besteht darin, diese Ämter unbesetzt zu lassen. (Information)
3. Bestätigung des Schriftführers. Jeffery Nichols bestätigt, dass er die Position des Schriftführers annimmt und dass er die mit diesem Amt verbundene Arbeitsbelastung bewältigen kann. (Information)
4. Änderungen der Allgemeinen Satzung. Jean-Philippe Béland schlägt vor, die Allgemeine Satzung zu ändern, um das Amt des "Projektmanagers" zu streichen. Andere Vorstandsmitglieder erwähnen, dass die Allgemeine Satzung möglicherweise weitere Änderungen erfordert. Patrick Paul schlägt vor, für die nächste Hauptversammlung ein Dokument mit den vorgeschlagenen Änderungen unserer Satzung zusammenzustellen. Philippe-Olivier Daniel wird die Allgemeine Satzung prüfen und sie mit der Standardsatzung auf der Website der Canadian Revenue Agency (CRA) vergleichen. (Aktion von: Philippe-Olivier Daniel)
5. Änderung der Mission. Jean-Philippe Béland schlägt vor, die Mission, die jetzt aus vier Punkten besteht, in einen einzigen, allgemeineren Satz zu ändern, der alles umfasst. Jeffery Nichols erwähnt, dass die Mission in den Fortführungsartikeln enthalten ist und dass sie nicht so einfach geändert werden kann. Konsens besteht darin, die aktuelle Mission beizubehalten. (Information)
6. Rechtsberater. Ha-Loan Phan stellt Philippe-Olivier Daniel von PodLegal als Pro-Bono-Rechtsberater für WMCA vor. (Information)
7. Vertrag für das Atikamekw-Projekt.. Für das Atikamekw-Projekt muss ein Vertrag mit einem lokalen Koordinator unterzeichnet werden, der in der Förderung der WMF genehmigt wurde. Der Vorstand wird die Förderung prüfen und Jean-Philippe Béland wird den Vertrag verfassen und ihn bei der nächsten Vorstandssitzung zur Genehmigung vorlegen. (Aktion von: Jean-Philippe Béland)
8. Datum der Vorstandssitzungen. Jean-Philippe Béland schlägt vor, einen festen Tag und eine feste Uhrzeit für Vorstandssitzungen festzulegen. Es gibt Widerspruch aus dem Vorstand. Der Vorstand wird weiterhin Doodle für jede Sitzung verwenden. (Information)
9. Finanzregeln. WMCA muss Finanzregeln definieren, wer und wie Schecks unterschrieben werden können und wie Aufzeichnungen geführt werden müssen. David Fourney wird diese Finanzregeln entwerfen und sie dem Vorstand zur Genehmigung vorlegen. (Aktion von: David Fourney)

Diskussionspunkte und Ankündigungen

1. NIL.

Abschlussangelegenheiten

• Sitzung geschlossen um: 15:35 (UTC-5)
• Nächstes Treffen
  • Ort: Google Hangouts
  • Datum: Wird noch festgelegt.
  • Zeit: Wird noch festgelegt.

Andere Anmerkungen oder Informationen

1. NIL.

Autoren und Akzeptanz

• Protokoll verfasst von: Jean-Philippe Béland (Vizepräsident)
• Protokoll überprüft von: Benoit Rochon (Präsident) am 30. September 2016.
• Protokoll geändert von: Jeffery Nichols (Schriftführer) am 16. Oktober 2016.
• Änderungen überprüft von: Benoit Rochon (Präsident) am 16. Oktober 2016.
• Protokoll vom Vorstand angenommen am: 20. Oktober 2016.