Grants/Requests/2018/Board retreat2
Description
[edit]A weekend between board members is planned to organize the 2018 general meeting scheduled for the fall, discuss and build the 2018 H2 budget and make our quarterly meeting of the board of directors, but also to make the team building. Except for 2017, where the Board had met for 3 days in downtown Montreal, these sessions were done via email since 2011, with a mixed result and unproductive; the "In person meeting" of 2017 was on the contrary very productive, because the working sessions were 8 consecutive hours, over 3 days. We set up a lot of policies, organized the 2017 AGM and were able to meet the Wikimania team in San Francisco to launch the chapter in the organization of Wikimania 2017 Montreal.
That is why in 2018, the Board added a program in its 2018-H1 budget, so that board members can meet in person from May 18 to 21, 2018 and organize the same kind of work sessions in 2017 ( 3 days of 8 hours). We decided to go to a secluded retreat rather than downtown to be more focused on the tasks, but also to enjoy our more casual nights, but always be together to continue to "team building" ": team games, cook, eat, organize activities together, with the aim of building links between the members of the Board.
Liste des participants
[edit]Inscrivez ici la liste des participants qui encourront des dépenses pour cette activité, pas tous les participants qui participeront à l'activité. Indiquez qui est en charge de l'activité.
- Benoit Rochon
- Lëa-Kim Châteauneuf
- Antoine Beaubien
- Jean-Michel Lapointe
- Nathalie Casemajor
- Amber Berson
- Jean-François Pilon
Rapport d'activité
[edit]Du vendredi 18 mai au dimanche 20 mai, plusieurs sessions de travail étaient à l'horaire. Quelques membres du conseil d'administration n'ont pas pu se rendre sur place alors que d'autres ont pu venir seulement durant quelques heures ; c'est pourquoi l'invitation fut lancée également aux membres du comité des programmes et aux bénévoles organisateurs des programmes. Au total entre 6 et 11 personnes ont été présentes durant l'une ou l'autre des séances de travail.
Le plan de travail a été remanié en conséquence : plan d’activités (mai à décembre 2018), stratégie de communications, stratégie de levée de fonds, embauche des contractuels, assemblée générale des membres 2018, CiviCRM, pertinence des comités, processus d'appels d'offre des contractuels, remue-méninge pour plan stratégique. Plusieurs points à l'agenda ont été reportés puisque les membres du CA qui étaient concernés ou qui auraient pu répondre aux questions soulevées n'étaient pas présents.
Il y a eu aussi beaucoup de discussions concernant notre préoccupation sur l'implication des bénévoles de tout le pays ; nous constatons que plusieurs activités ont lieu dans plusieurs provinces canadiennes et que nous aimerions supporter en tant que chapitre national. Nous avons fait un remue-méninges afin que WMCA soit attrayant pour tous les bénévoles canadiens, et pas seulement ceux qui reçoivent du financement ; nous voulons que toutes les activités Wiki en sol canadien nous soient rapportées. Une idée nous apparaît très porteuse : un concours national avec remise de prix pour les activités. Ce concours pourrait convaincre les bénévoles et les institutions à soumettre leur(s) projet(s) à un comité qui sélectionnerait les projets selon une liste de critères. La remise de prix pourrait être dans une ville canadienne différente chaque année. Prochaine étape, formation d'un comité "Méritas de Wikimédia Canada".
Dimanche après midi, nous avons eu l'occasion de rencontrer le nouveau "Bénévoles d'Affaires", spécialiste en gestion et en ressources humaines. Outre les présentations des membres du CA et du comité des programmes, M. Pilon a présenté son plan à court terme et les recommandations qu'il peut avoir pour une jeune OSBL comme la nôtre. Nous avons convenu d'une rencontre entre lui et deux membres du CA.
Budget final
[edit]Indiquez ici votre budget final détaillé.
| Item | Montant | Nom du participant qui a effectué cette dépense |
|---|---|---|
| Repas en route | ||
| 1x souper | 45,95 $ | Benoit Rochon |
| 1x souper | 45,95 $ | Jean-Michel Lapointe |
| 1x souper | 45,95 $ | Antoine Beaubien |
| 1x souper | 45,95 $ | Lëa-Kim Châteauneuf |
| Kilométrage | ||
| Kilométrage (242 km) | 122,21 $ | Benoit Rochon |
| Kilométrage (254 km) | 128,27 $ | Lëa-Kim Châteauneuf |
| Kilométrage (245 km) | 123,73 $ | Nathalie Casemajor |
| Kilométrage (248 km) | 125,24 $ | Amber Berson |
| Kilométrage (262 km) | 132,31 $ | Jean-François Pilon |
| Nourriture | ||
| Nourriture pour la fin de semaine | 542,79 $ | Benoit Rochon |
| Faux-frais | ||
| Faux-frais x4 jours | 69,20 $ | Benoit Rochon |
| Faux-frais x4 jours | 69,20 $ | Charlotte Badin |
| Faux-frais x3 jours | 51,90 $ | Antoine Beaubien |
| Faux-frais x3 jours | 51,90 $ | Jean-Michel Lapointe |
| Faux-frais x3 jours | 51,90 $ | Lëa-Kim Chateauneuf |
| Activités | ||
| Bois de chauffage + items | 28.56 $ | Benoit Rochon |
| Total | 1 681,01 $ | |
Décision du comité des programmes
[edit]Cette section sera remplie par le comité des programmes.
Demande suivie par : Amqui
Cette demande est approuvée pour un montant total de 1 681,01 $ par la décision de deux membres du conseil d'administration :
Information technique
[edit]Cette section sera remplie par le comité des programmes.
- Numéro de la demande : 2018-022
- Type d'activité dans le budget annuel : Operating costs and overhead / In-person board meeting/retreat
- Montant total approuvé : 1 681,01