Politique sur les conflits d'intérêts
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Intention et portée
L'intention de cette politique est de définir les politiques de Wikimédia Canada (WMCA) en ce qui concerne les conflits d'intérêts de manière conforme à encourager des normes éthiques les plus élevées en tant qu'organisme à but non lucratif œuvrant de manière caritative, conformément à la conviction de WMCA selon lesquelles les administrateurs et les officiers des organismes à but non lucratif et de bienfaisance ne devraient pas recevoir d'avantages personnels en raison de leur poste et de leur service au conseil d'administration et afin de mériter et maintenir la confiance des partenaires, des donateurs et des membres de WMCA ainsi que du public. Elle vise à permettre à toute personne agissant au nom de WMCA d'identifier, d'évaluer et de résoudre tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent qui pourrait, de fait ou en apparence, remettre en cause leur devoir de loyauté entière envers WMCA. L'objectif de cette politique est de permettre à WMCA de gérer avec succès les situations de conflit d'intérêts et de les résoudre équitablement. L'application de cette politique repose en grande partie sur le bon jugement, le bon sens et la bonne foi des personnes concernées.
Puisque WMCA vise à être un organisme caritatif et est financée en grande partie par des dons et des subventions d'un organisme caritatif (la fondation Wikimédia), ses administrateurs et ses officiers ont le devoir de mener les affaires de l'organisme d'une manière compatible avec sa mission et de ne pas promouvoir leurs intérêts personnels. Les membres du conseil d'administration, les officiers et les membres de comités du conseil d'administration sont choisis pour servir les fins publiques auxquelles WMCA est dévoué.
WMCA s'attend à ce que ses membres du conseil d'administration et ses officiers n'aient pas de conflits d'intérêts significatifs susceptibles de potentiellement discréditer l'organisme. Cependant, il est entendu que les situations de conflit d'intérêts font régulièrement partie de la vie organisationnelle et personnelle et qu'elles ne peuvent pas simplement être écartées.
Personnes visée
Cette politique s'applique à tous les administrateurs, officiers et autres personnes qui agissent au nom de WMCA. Les personnes agissant au nom de WMCA comprennent les individus qui reçoivent des subventions de la part de WMCA, les membres des comités du conseil d'administration, les référents de groupes locaux de WMCA et d'autres individus auxquels le conseil d'administration délègue des pouvoirs et/ou des responsabilités.
Définition de conflit d'intérêts
Un conflit d'intérêts est une situation dans laquelle une personne raisonnable considérerait qu'une personne visée a un intérêt qui peut entrer en conflit avec la capacité de la personne visée à agir de bonne foi et dans le meilleur intérêt de WMCA. Un conflit d'intérêts survient chaque fois que les intérêts financiers ou personnels d'une personne visée sont ou semblent être incompatibles ou en désaccord avec les intérêts de WMCA. Une apparence de conflit d'intérêts existe lorsqu'il est raisonnablement probable qu'un observateur puisse percevoir un conflit d'intérêts.
Un conflit d'intérêts existe lorsqu'une personne visée a un intérêt existant ou potentiel dans une entité, une transaction ou un arrangement dans lequel WMCA a également un intérêt existant ou potentiel ou lorsqu'une personne visée tirera un avantage financier ou autre directement ou indirectement de la part de WMCA.
Un conflit d'intérêts survient lorsqu'une personne visée exerce un pouvoir officiel ou exerce une fonction officielle dans l'exercice de son poste ou au sein de son comité et, en même temps, sait, ou devrait savoir que, dans l'exercice de cette fonction ou de ce pouvoir, il lui est possible de percevoir un avantage financier ou autre pour lui-même ou elle-même ou encore d'en tirer un avantage financier pour une personne apparentée ou autrement créer un avantage pour lui ou elle ou une personne apparentée en sus de tout autre membre du public. En outre, un conflit d'intérêts survient lorsque les intérêts personnels d'une personne visée sont priorisés ou en concurrence par rapport à son dévouement à représenter les meilleurs intérêts de WMCA ou qu'une personne visée a un intérêt dans une entreprise, une société de personnes, un partenariat, une compagnie, une corporation ou toute autre entité légale ayant ou à laquelle il est proposé d'avoir un contrat ou une transaction avec WMCA.
Lorsqu'une personne visée est incertaine quant à savoir si un conflit d'intérêts existe, la situation doit être divulguée au conseil d'administration et celui-ci décidera si un conflit d'intérêts existe. En cas de désaccord, la personne concernée ne peut pas prendre part au vote et doit quitter la réunion au moment du vote pour décider s'il y a un conflit d'intérêts.
Être rémunéré en tant que Wikipédien ou Wikipédienne en résidence par une organisation qui partage les objectifs du mouvement Wikimédia telle que les galeries, les bibliothèques, les archives, les musées et les universités (GLAMU) est cependant permis si divulgué de manière appropriée. Avoir des liens avec d'autres entités du mouvement Wikimédia est permis.
Responsabilité globale
Les administrateurs et les officiers de WMCA sont responsables de gérer les situations de conflit d'intérêts et de s'assurer que les comportements et les prises de décision ne sont pas influencés par des intérêts conflictuels.
Lorsqu'une situation de conflit d'intérêts ne peut pas être évitée, il faut la gérer d'abord en la déclarant puis en prenant des mesures pour l'atténuer ou l'éliminer. De telles mesures comprennent, sans s'y limiter, la restriction de la participation de la personne concernée, le recrutement d'une tierce personne pour assister, le retrait de la personne des fonctions touchées, la renonciation de l'intérêt privé et la démission de la personne concernée des fonctions officielles. Dans tous les cas, il est important de documenter ce qui a été fait dans les procès-verbaux du conseil d'administration, la correspondance aux parties intéressées ou tout autre document jugé pertinent.
Transactions financières et commerciales
Cette politique s'applique aux transactions entre WMCA et une personne visée ou entre WMCA et une autre partie avec laquelle la personne visée entretient une relation significative ou encore entre une autre partie et la personne visée si la transaction pourrait vraisemblablement avoir un impact sur WMCA ou avoir un effet défavorable sur l'accomplissement des tâches de la personne visée. Ceci comprend les transactions impliquant des entités dont la personne visée est un administrateur, un fiduciaire, un officier, un membre de comité ou un employé important ou qui a un intérêt financier substantiel par la propriété ou le contrôle. Cela comprend également toutes sortes d'intérêts, directs ou indirects, y compris, mais sans s'y limiter, la participation aux bénéfices, les arrangements, les rabais, les commissions et les compensations sous quelque forme que ce soit.
On considère une personne visée comme ayant une relation significative avec une autre partie si l'autre partie est un membre de la famille, y compris son conjoint, son époux(se), ses parents, sa fratrie, son enfant, son bel-enfant, ses grands-parents, son petit-enfant, son arrière-petit-enfant et ses beaux-parents. On considère qu'une personne visée a une relation significative avec une entité dans laquelle elle a un intérêt financier, y compris des entités dans lesquelles la personne visée et toutes les personnes ou les entités ayant une relation significative avec la personne visée, détiennent, au total, plus de dix pourcents (10%).
Intérêts externes
Une personne visée doit éviter des postes d'administrateur et d'officier, des partenariats, des emplois et toutes autres activités commerciales ainsi que des investissements qui pourraient nuire à l'exercice de ses fonctions auprès de WMCA.
Intérêts personnels
Une personne visée doit éviter de promouvoir ses intérêts personnels en raison de son lien avec WMCA.
Cadeaux
Une personne visée ne doit pas accepter, directement ou indirectement, des honoraires, des cadeaux, des faveurs ou des avantages financiers d'une valeur de plus de deux cents cinquante dollars (250$) en lien avec l'exercice de ses fonctions auprès de WMCA. Cependant, une personne visée ne doit pas accepter un cadeau, une faveur ou tout avantage ou récompense personnel de n'importe quelle valeur de la part d'un individu ou d'une organisation ayant une décision en attente d'être prise par le conseil d'administration ou un comité de WMCA, y compris, mais sans s'y limiter, à l'octroi d'une subvention ou d'un contrat.
Obligation de divulgation
Lorsque quelqu'un ou quelqu'une devient une personne visée, il ou elle droit compléter une divulgation de conflit d'intérêts selon les procédures du conseil d'administration de WMCA. Cette divulgation doit être mise à jour annuellement ou dès qu'un conflit d'intérêts survient, selon la date la plus proche.
L'information contenue dans cette divulgation peut être consultée par les membres du conseil d'administration, mais doit autrement être gardée confidentielle sauf si, après consultation et accord de la personne visée concernée, le conseil d'administration détermine qu'il est dans les meilleurs intérêts de WMCA de rendre public ou de partager cette information.
Conformité
Si un membre du conseil d'administration a des motifs raisonnables de croire qu'une personne visée n'a pas divulgué un conflit d'intérêts réel ou possible, il ou elle doit informer le président et la personne visée concernée du fondement de cette croyance. Le conseil d'administration doit offrir à cette personne visée la possibilité d'expliquer la manquement allégué de divulgation. Si, après avoir entendu la réponse et effectué toute autre enquête plus approfondie qui peut être justifiée par les circonstances, le conseil d'administration détermine que la personne visée concernée a effectivement omis de divulguer un conflit d'intérêts réel ou possible, il doit prendre les mesures appropriées, soit le retrait d'une fonction, du conseil d'administration ou d'un comité, et procéder au réexamen de la transaction ou de l'arrangement pour déterminer s'il était dans les meilleurs intérêts et juste et raisonnable envers WMCA au moment où il a été entrepris.
Si le conseil d'administration détermine que la transaction n'était pas juste et raisonnable envers WMCA, il peut, à sa discrétion, annuler le contrat et/ou obliger la personne visée concernée à rétablir la position financière dans laquelle se trouverait WMCA si cette personne visée avait agit en conformité avec cette politique. Lorsque ce dernier recours est utilisé, cette personne visée doit effectuer des paiements en espèces ou en biens à WMCA pour des montants équivalant à la valeur de l'avantage excédentaire qu'elle a reçu. Toute personne visée qui enfreint cette politique peut également être tenue responsable des pénalités ou des taxes imposées en vertu de règlements fédéraux, provinciaux ou autres.
Administration de la politique
Le conseil d'administration est responsable de l'administration de cette politique. Il examine les rapports de divulgation, reçoit les questions sur l'application de cette politique de la part des personnes visées et fournit des directives et des instructions à son sujet. Il doit également recevoir les signalements de violations soupçonnées et prendre les mesures appropriées. Le conseil d'administration a la capacité de recourir aux services d'experts externes, le cas échéant, afin de s'assurer qu'une transaction proposée où il y a un conflit d'intérêts ne constitue pas une transaction pour un avantage personnel.
Application
En cas de conflit d'intérêts ou d'apparence de conflit d'intérêts impliquant une personne visée, cette personne ne doit pas participer à une discussion formelle ou informelle, à toute décision ou vote, à moins que cette personne ne reçoive des instructions contraires du conseil d'administration, et ne doit pas exercer une influence sur le contrat, la relation, la personne ou l'organisation à l'égard de laquelle le conflit ou l'apparence de conflit peut être lié. La personne visée concernée, si elle est un administrateur ou un membre d'un comité, peut être prise en compte pour établir le quorum aux réunions. À moins d'être invitée à répondre à des questions ou à participer à des discussions, la personne visée doit se retirer temporairement des réunions afin de permettre aux personnes restantes ou aux membres du conseil d'administration ou du comité d'engager une discussion complète au sujet du contrat, de la relation, de la personne ou de l'organisation en question. Si la personne visée est un administrateur ou un membre d'un comité et qu'un vote est pris, la personne visée concernée doit s'abstenir de voter et le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration ou du comité doit consigner ce fait.
Le conseil d'administration de WMCA est l'autorité finale pour le règlement des différends, par exemple lorsqu'un individu n'est pas d'accord avec la perception qu'il est confronté à un conflit d'intérêts.
Documentation
Les procès-verbaux de toutes réunions au cours de laquelle une transaction mettant en cause un conflit d'intérêts ou une apparence de conflit d'intérêts doivent relater le fait que la personne visée a divulgué sa déclaration, s'est retirée des considérations de la transaction ou de la réunion ou s'est abstenue de voter ou encore toutes autre action prise.
Exemples de conflits d'intérêts
Les activités suivantes sont des exemples de conflits d'intérêts réels ou potentiels qui doivent être évités ou divulgués, selon le cas, conformément à cette politique. Cette liste n'est pas exhaustive et ne vise qu'à fournir un cadre de référence.
- Accepter de l'argent ou d'autres récompenses personnelles pour l'édition sur les projets Wikimédia.
- Être impliqué dans une firme de contribution rémunérée, même si cette firme divulgue ses activités de contribution rémunérée.
- Utiliser un poste ou une relation au sein de WMCA pour promouvoir des intérêts personnels, y compris l'utilisation d'informations confidentielles ou privilégiées obtenues dans le cadre d'une participation à WMCA pour un avantage ou un gain personnel.
- Solliciter des avantages personnels de la part d'organisations ou de personnes externes en échange d'utiliser son influence au sein de WMCA pour promouvoir les intérêts de cette organisation ou de cette personne.
- Approuver des subventions ou des contrats avec des organisations ou des personnes dans lesquels la personne a un intérêt ou une relation financière ou autre importante.
- Accepter un cadeau, une faveur ou toute autre avantage ou récompense personnel de quelque valeur que ce soit de la part d'une organisation ou d'une personne qui a une décision en attente d'être prise par le conseil d'administration ou un comité, comme l'octroi d'une subvention ou d'un contrat.
- Accepter un cadeau, une faveur ou tout autre avantage ou récompense personnel de quelque valeur que ce soit de la part d'une organisation ou d'une personne, puis, recommander l'achat de ses produits ou services sans les comparer à des produits ou services comparables de d'autres fournisseurs.
- Recommander l'achat d'un produit ou d'un service d'une entreprise dans laquelle la personne a des intérêts financiers ou une personne apparentée a des intérêts financiers sans le comparer à des produits ou services comparables de d'autres fournisseurs.
- Participer à une discussion ou une décision d'attribuer un contrat à une entreprise dans laquelle la personne est un employé ou a un intérêt financier.
- Utiliser des informations ou des biens obtenus grâce à une participation avec WMCA auxquels les autres membres du public n'ont pas accès pour un quelconque bénéfice personnel.
- Être impliqué dans des activités en dehors de WMCA qui sont en conflit avec les intérêts de WMCA.