Richtlinie zu Interessenkonflikten

Diese Seite dokumentiert eine offizielle Richtlinie von Wikimedia Kanada, die durch einen Beschluss des Vorstands angenommen wurde.

Zweck und Umfang

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, die Richtlinien von Wikimedia Kanada (WMCA) in Bezug auf Interessenkonflikte in einer Weise zu definieren, die mit der Förderung höchster ethischer Standards als gemeinnützige Organisation, die gemeinnützige Arbeit leistet, im Einklang mit der Überzeugung von WMCA, dass Direktoren und Führungskräfte von gemeinnützigen Organisationen und Wohltätigkeitsorganisationen aufgrund ihrer Position und Vorstandstätigkeit keine persönlichen Vorteile erhalten sollten, vereinbar ist und das Vertrauen der Partner, Spender und Mitglieder von WMCA sowie der Öffentlichkeit verdient und aufrechterhält. Sie soll allen Personen, die im Namen von WMCA handeln, die Möglichkeit geben, tatsächliche, potenzielle oder scheinbare Interessenkonflikte zu erkennen, zu bewerten und anzugehen, die tatsächlich oder dem Anschein nach ihre Pflicht zur uneingeschränkten Loyalität gegenüber WMCA in Frage stellen könnten. Das Ziel dieser Richtlinie besteht darin, WMCA in die Lage zu versetzen, Interessenkonfliktsituationen erfolgreich zu bewältigen und fair zu lösen. Die Anwendung dieser Richtlinie hängt in hohem Maße vom guten Urteilsvermögen, dem gesunden Menschenverstand und dem guten Willen der Betroffenen ab.

Da WMCA eine Wohltätigkeitsorganisation sein möchte und weitgehend durch Spenden und Zuschüsse einer Wohltätigkeitsorganisation (der Wikimedia Foundation) finanziert wird, sind ihre Direktoren und Führungskräfte verpflichtet, die Geschäfte der Organisation im Einklang mit ihrer Mission zu führen und nicht ihre persönlichen Interessen zu fördern. Die Vorstandsmitglieder, leitenden Angestellten und Mitglieder der Vorstandsausschüsse werden ausgewählt, um den öffentlichen Zwecken zu dienen, denen WMCA gewidmet ist.

WMCA geht davon aus, dass Vorstandsmitglieder und leitende Angestellte keine erheblichen Interessenkonflikte haben, die die Organisation möglicherweise in Misskredit bringen könnten. Es versteht sich jedoch, dass Interessenkonflikte ein fester Bestandteil des Unternehmens- und Privatlebens sind und nicht einfach beseitigt werden können.

Betroffene Personen

Diese Richtlinie gilt für alle Direktoren, leitenden Angestellten und andere Personen, die im Namen von WMCA handeln. Zu den Personen, die im Namen von WMCA handeln, gehören Personen, die Zuschüsse von WMCA erhalten, Mitglieder von Vorstandsausschüssen, Vertreter einer lokalen Gruppe von WMCA und andere Personen, an die der Vorstand Befugnisse und/oder Verantwortlichkeiten delegiert.

Definition von Interessenkonflikten

Ein Interessenkonflikt ist eine Situation, in der eine vernünftige Person davon ausgehen würde, dass eine betroffene Person ein Interesse hat, das mit der Fähigkeit der betroffenen Person, in gutem Glauben und im besten Interesse von WMCA zu handeln, kollidieren könnte. Interessenkonflikte entstehen immer dann, wenn die finanziellen oder persönlichen Interessen einer betroffenen Person im Widerspruch zu den Interessen von WMCA stehen oder diesen Anschein erwecken. Ein Anschein eines Interessenkonflikts liegt dann vor, wenn es hinreichend wahrscheinlich ist, dass ein Beobachter einen Interessenkonflikt wahrnehmen könnte.

Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn eine betroffene Person ein bestehendes oder potenzielles Interesse an einer Organisation, Transaktion oder Vereinbarung hat, an der WMCA ebenfalls ein bestehendes oder potenzielles Interesse hat, oder wenn eine betroffene Person direkt oder indirekt einen finanziellen oder anderen Vorteil aus WMCA ziehen wird.

Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn eine betroffene Person in Ausübung ihres Amtes oder ihrer Tätigkeit in einem Ausschuss eine Amtsgewalt, eine Amtspflicht oder Funktion ausübt und gleichzeitig weiß oder wissen muss, dass bei der Ausübung einer Befugnis oder der Amtspflicht die Möglichkeit besteht, einen finanziellen Vorteil für sich selbst zu erlangen oder einer nahestehenden Person einen finanziellen Vorteil zu verschaffen oder sich oder einer nahestehenden Person auf andere Weise einen Vorteil gegenüber anderen Mitgliedern der Öffentlichkeit zu verschaffen. Darüber hinaus entsteht ein Interessenkonflikt, wenn die persönlichen Interessen einer betroffenen Person Vorrang haben oder mit ihrem Engagement für die besten Interessen von WMCA konkurrieren oder eine betroffene Person ein Interesse an einem Unternehmen, einer Personengesellschaft, einer Firma, einer Körperschaft oder einer anderen juristischen Person hat, die einen Vertrag mit WMCA abgeschlossen hat oder dies beabsichtigt.

Wenn eine betroffene Person unsicher ist, ob möglicherweise ein Interessenkonflikt besteht, muss die Situation dem Vorstand mitgeteilt werden und der Vorstand entscheidet, ob ein Interessenkonflikt besteht. Kommt es zu Meinungsverschiedenheiten, darf die betreffende Person nicht an der Abstimmung teilnehmen und verlässt die Sitzung für die Abstimmung zur Entscheidung, ob ein Interessenkonflikt vorliegt.

Eine Bezahlung als Wikipedian in Residence durch eine Organisation, die die Ziele der Wikimedia-Bewegung teilt, wie Galerien, Bibliotheken, Archive, Museen und Universitäten (GLAMUs), ist jedoch bei entsprechender Offenlegung zulässig. Eine Verbindung mit anderen Einheiten der Wikimedia-Bewegung ist zulässig.

Gesamtverantwortung

Die Direktoren und Führungskräfte von WMCA sind dafür verantwortlich, Interessenkonfliktsituationen zu bewältigen, um sicherzustellen, dass Verhalten und Entscheidungsfindung nicht durch Interessenkonflikte beeinflusst werden.

Wenn ein Interessenkonflikt nicht verhindert werden kann, muss er dadurch gelöst werden, dass man ihn zunächst meldet und dann mit Maßnahmen zu seiner Abschwächung oder Beseitigung umgeht. Zu diesen Maßnahmen gehören unter anderem die Einschränkung der Beteiligung des Einzelnen, die Beauftragung eines Dritten zur Unterstützung, die Entfernung des Einzelnen von betroffenen Pflichten, der Verzicht auf private Interessen und der Rücktritt von offiziellen Pflichten. In jedem Fall ist es wichtig, die geleistete Arbeit in Vorstandsprotokollen, Korrespondenz mit interessierten Parteien oder anderen Unterlagen zu dokumentieren.

Finanz- und Geschäftstransaktionen

Diese Richtlinie gilt für Transaktionen zwischen WMCA und einer betroffenen Person oder zwischen WMCA und einer anderen Partei, mit der die betroffene Person eine wesentliche Beziehung hat, oder zwischen einer anderen Partei und der betroffenen Person, wenn vernünftigerweise davon ausgegangen werden kann, dass sich die Transaktion auf WMCA auswirkt oder die Erfüllung der Pflichten der betroffenen Person beeinträchtigt. Dazu gehören Transaktionen mit Unternehmen, bei denen eine betroffene Person Direktor, Vorstandsmitglied, leitender Angestellter, Ausschussmitglied oder wichtiger Mitarbeiter ist oder durch Besitz oder Kontrolle ein erhebliches finanzielles Interesse hat. Dazu gehören auch alle Arten von direkten oder indirekten Interessen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Gewinnbeteiligungen, Vereinbarungen, Rabatte, Provisionen und Entschädigungen in jeglicher Form.

Es wird davon ausgegangen, dass eine betroffene Person eine wesentliche Beziehung zu einer anderen Partei hat, wenn es sich bei der anderen Partei um ein Familienmitglied, einschließlich Ehegatte, Eltern, Geschwistern, Kind, Stiefkind, Großeltern, Enkelkind, Urenkel, Schwiegereltern oder Lebenspartner handelt. Es wird davon ausgegangen, dass eine betroffene Person eine wesentliche Beziehung zu einer juristischen Person hat, an der sie ein finanzielles Interesse hat, einschließlich juristischer Personen, an denen die betroffene Person und alle natürlichen oder juristischen Personen, die wesentliche Beziehungen zu der betroffenen Person haben, insgesamt mehr als zehn Prozent (10%) besitzen.

Externe Interessen

Eine betroffene Person muss externe Direktoren-, Amts-, Partnerschafts-, Vorstands-, Beschäftigungs- und andere geschäftliche Beteiligungen und Investitionen vermeiden, die sich negativ auf die Erfüllung ihrer Pflichten bei WMCA auswirken könnten.

Persönliche Interessen

Eine betroffene Person muss es vermeiden, ihre persönlichen Interessen aufgrund ihrer Verbindung zu WMCA zu fördern.

Geschenke

Eine betroffene Person darf weder direkt noch indirekt ein Honorar, ein Geschenk, einen Gefallen oder einen finanziellen Vorteil annehmen, der einen Wert von zweihundertfünfzig Dollar (250 $) übersteigt und mit der Erfüllung ihrer Pflichten verbunden ist. Eine betroffene Person darf jedoch keine Geschenke, Gefälligkeiten oder persönlichen Vorteile oder Belohnungen von irgendeinem Wert von einer Einzelperson oder einer Organisation annehmen über, deren Anliegen noch nicht vom Vorstand oder Ausschuss beschlossen wurde, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Gewährung eines Zuschusses oder eines Vertrags.

Offenlegungspflicht

Wenn jemand zu einer betroffenen Person wird, muss er oder sie eine Offenlegung eines Interessenkonflikts auf die vom Vorstand von WMCA vorgegebene Weise durchführen. Diese Offenlegung wird jährlich oder sobald der Interessenkonflikt auftritt aktualisiert, je nachdem, welcher Zeitpunkt früher liegt.

Die in dieser Offenlegung enthaltenen Informationen stehen den Vorstandsmitgliedern zur Einsichtnahme zur Verfügung, werden ansonsten jedoch vertraulich behandelt, es sei denn, der Vorstand entscheidet nach Rücksprache und Vereinbarung mit der entsprechenden betroffenen Person, dass die Offenlegung oder Weitergabe dieser Informationen den besten Interessen von WMCA dienen würde.

Einhaltung

Wenn ein Vorstandsmitglied begründeten Grund zu der Annahme hat, dass eine betroffene Person einen tatsächlichen oder möglichen Interessenkonflikt nicht offengelegt hat, muss es den Präsidenten oder Vorsitzenden und die betroffene Person über die Grundlage dieser Annahme informieren. Der Vorstand muss der betroffenen Person Gelegenheit geben, das angebliche Versäumnis der Offenlegung zu erläutern. Kommt der Vorstand nach Anhörung der Antwort und weiteren Untersuchungen, die die Umstände erfordern, zu dem Schluss, dass die betroffene Person es tatsächlich versäumt hat, einen tatsächlichen oder möglichen Interessenkonflikt offenzulegen, ergreift er geeignete Maßnahmen, zu denen auch die Entfernung aus einem Amt, dem Vorstand oder einem Ausschuss sowie eine erneute Prüfung der Frage, ob die Transaktion oder Vereinbarung zum Zeitpunkt ihrer Durchführung im besten Interesse von WMCA lag und für WMCA fair und angemessen war, gehören kann.

Wenn festgestellt wird, dass die Transaktion für WMCA nicht fair und angemessen war, kann der Vorstand von WMCA nach eigenem Ermessen den Vertrag annullieren und/oder von der betroffenen Person verlangen, WMCA wieder in die finanzielle Lage zu versetzen, in der es sich befunden hätte, wenn die betroffene Person in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie gehandelt hätte. Wenn letzteres Mittel in Anspruch genommen wird, muss die betroffene Person Geld- oder Vermögenszahlungen an WMCA leisten, die dem Wert der überschüssigen Leistung entsprechen, die sie erhalten hat. Jede betroffene Person, die gegen diese Richtlinie verstößt, kann auch für Strafen oder Steuern haftbar gemacht werden, die aufgrund von Bundes-, Landes- oder anderen Vorschriften verhängt werden.

Verwaltung der Richtlinie

Für die Verwaltung der Richtlinie ist der Vorstand verantwortlich. Er prüft Offenlegungsberichte, nimmt Fragen von betroffenen Personen zur Anwendung der Richtlinie entgegen und gibt in diesen Angelegenheiten Orientierung und Anweisungen. Darüber hinaus nimmt er Meldungen über mutmaßliche Verstöße entgegen und ergreift entsprechende Maßnahmen. Der Vorstand muss die Möglichkeit haben, gegebenenfalls externe Experten hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass eine geplante Transaktion, bei der ein Interessenkonflikt besteht, kein Insichgeschäft darstellt.

Anwendung

Falls ein Interessenkonflikt oder der Anschein eines Interessenkonflikts entsteht, an dem eine betroffene Person beteiligt ist, darf die betroffene Person nicht an formellen oder informellen Diskussionen, Entscheidungen oder Abstimmungen teilnehmen oder versuchen, Einfluss auf den Vertrag, die Beziehung, die Person oder Organisation auszuüben, auf die sich der Konflikt oder der Anschein eines Konflikts bezieht, bis diese betroffene Person vom Vorstand gegenteilige Anweisungen erhält. Eine solche betroffene Person kann bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit bei Sitzungen berücksichtigt werden, wenn es sich um einen Direktor oder ein Mitglied eines Ausschusses handelt. Sofern die betroffene Person nicht zur Beantwortung von Fragen oder zur Teilnahme an Diskussionen eingeladen wird, muss sie sich vorübergehend von Sitzungen fernhalten, um den übrigen Personen oder Mitgliedern des Vorstands oder Ausschusses die Möglichkeit zu geben, sich ausführlich über den Vertrag, die Beziehung, die betreffende Person oder Organisation zu unterhalten. Wenn es sich bei der betroffenen Person um einen Direktor oder ein Ausschussmitglied handelt und eine Abstimmung durchgeführt wird, muss sich dieser Direktor oder dieses Ausschussmitglied der Stimme enthalten und diese Tatsache im Protokoll der Vorstands- oder Ausschusssitzung vermerkt werden.

Der Vorstand von WMCA ist die letzte Instanz bei der Beilegung von Streitigkeiten, beispielsweise wenn eine Person mit der Wahrnehmung, dass sie sich in einem Interessenkonflikt befindet, nicht einverstanden ist.

Dokumentation

Im Protokoll jeder Sitzung, bei der eine Transaktion erörtert wird, die einen Interessenkonflikt oder den Anschein eines Interessenkonflikts beinhaltet, muss angegeben werden, dass die betroffene Person Offenlegungen vorgenommen hat, sich von der Prüfung der Transaktion zurückgezogen hat oder sich von der Sitzung zurückgezogen hat und sich der Stimme enthalten hat, sowie alle anderen ergriffenen Maßnahmen.

Beispiele für Interessenkonflikte

Die folgenden Aktivitäten sind Beispiele für tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte, die gemäß dieser Richtlinie vermieden oder gegebenenfalls offengelegt werden sollten. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und dient lediglich der Orientierung.

• Annahme von Geld oder anderen persönlichen Belohnungen für die Bearbeitung von Wikimedia-Projekten.
• Betrieb oder Zusammenarbeit mit Firmen für bezahltes Schreiben, selbst wenn diese Firmen ihr bezahltes Schreiben offenlegen.
• Nutzung einer Position oder Beziehung innerhalb von WMCA zur Förderung persönlicher Interessen, einschließlich der Nutzung vertraulicher oder privilegierter Informationen, die im Rahmen der Zusammenarbeit mit WMCA erlangt wurden, zum persönlichen Vorteil oder Gewinn.
• Erbitten persönlicher Vorteile von externen Organisationen oder Einzelpersonen als Gegenleistung für die Nutzung von Einfluss innerhalb von WMCA, um die Interessen dieser Organisation oder Einzelperson voranzutreiben.
• Genehmigung von Zuschüssen oder Verträgen mit Organisationen oder Einzelpersonen, an denen die Person ein erhebliches finanzielles oder sonstiges Interesse hat oder zu denen sie eine wesentliche Beziehung hat.
• Die Annahme eines Geschenks, eines Gefallens oder anderer persönlicher Vorteile oder Belohnungen von beliebigem Wert von einer Organisation oder einer Einzelperson, über deren Anliegen eine Entscheidung des Vorstands oder eines Ausschusses ansteht, beispielsweise die Gewährung eines Zuschusses oder Vertrags.
• Ein Geschenk, einen Gefallen oder andere persönliche Vorteile oder Belohnungen von beliebigem Wert von einer Organisation oder einer Einzelperson annehmen und dann den Kauf ihrer Produkte oder Dienstleistungen empfehlen, ohne sie mit vergleichbaren Produkten oder Dienstleistungen anderer Anbieter zu vergleichen.
• Empfehlung zum Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung von einem Unternehmen, an dem die Person finanzielle Interessen hat oder eine mit ihr verbundene Person finanzielle Interessen hat, ohne es mit einem vergleichbaren Produkt oder einer vergleichbaren Dienstleistung anderer Anbieter zu vergleichen.
• Teilnahme an der Diskussion oder Entscheidung über die Vergabe eines Auftrags an ein Unternehmen, bei dem die Person angestellt ist oder an dem sie ein finanzielles Interesse hat.
• Nutzung von Informationen oder Eigentum, die durch die Zusammenarbeit mit WMCA erlangt wurden und zu denen andere keinen Zugang haben, zu einem persönlichen Vorteil.
• Beteiligung an Aktivitäten außerhalb von WMCA, die im Widerspruch zu den Interessen von WMCA stehen.