Rôles et responsabilités des administrateurs et des administratrices de Wikimédia Canada
Adopté par le conseil d'administration de Wikimédia Canada le 16 décembre 2016.
Cette page documente une politique officielle de Wikimédia Canada adoptée par une résolution du conseil d'administration.
Application
Ce document fournit une liste des rôles et responsabilités auxquels les administrateurs et administratices, ou membres du conseil d'administration, de Wikimédia Canada (WMCA) doivent adhérer. Il ne remplace pas et ne prend pas la place des responsabilités mentionnées dans les règlements généraux. Selon les règlements généraux, et sujet à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (SC 2009, c 23), le conseil d'administration peut, de temps à autres, augmenter ou limiter les pouvoirs et les devoirs de tout officier ou administrateur ou administratice. Le conseil d'administration peut également mettre sur pied des comités du conseil d'administration avec leurs propres offices définies et leurs pouvoirs et responsabilités associés.
Adhérence et performance
L'adhérence aux rôles et responsabilités énumérées ci-dessous est obligatoire pour tous les administrateurs et toutes les administratrices de WMCA. Tous les administrateurs et toutes les administratrices doivent lire et comprendre ces rôles et responsabilités. La non confirmité sera évaluée et discutée par le conseil d'administration et peut entraîner un vote de termination. Tout en comprenant qu'ils et elles sont tous et toutes des bénévoles, un relativement bon niveau de performance est tout de même attendu de la part de tous les administrateurs et de toutes les administratices. Il est attendu qu'un administrateur ou une administratice qui ne peut pas compléter ses devoirs assignés en informe le conseil d'administration en temps opportun.
Délégation
Toutes les responsabilités énumérées ci-dessous peuvent être déléguées, à la discrétion de chaque administrateur ou administratice, mais l'administrateur ou l'administratice doit demeurer responsable des responsabilités déléguées.
S'assurer d'une utilisation juste et prudente de toutes les propriétés de WMCA, incluant, mais sans s'y limiter, les installations, les finances, les gens et l'information, au bénifice de WMCA et du public.
Comprendre les missions et les valeurs du mouvement Wikimédia et de WMCA.
Rester à jour sur la mission, les politiques, les programmes et le plan stratégique de WMCA.
Rester informé(e) à propos du mouvement Wikimédia en général.
Adhérer et être familier ou familière avec les règlements généraux et les politiques de WMCA.
Responsabilités sur le conseil d'administration
Être présent(e) à au moins 75 pourcent des réunions du conseil d'administration.
Participer et prendre des responsabilités dans le processus de prise de décision du conseil d'administration.
Servir sur des comités et/ou des groupes de travail afin d'accomplir des tâches ou des buts spécifiques.
Se porter volontaire pour effectuer des tâches spécifiques au nom du conseil d'administration.
Appuyer les officiers dans l'exécution de leurs responsabilités.
Responsabilités de révision
Réviser le budget annuel.
Réviser le plan stratégique.
Responsabilités de levées de fonds
Participer activement dans l'une ou plusieurs activités de levées de fonds par année.
Effectuer une contribution personnelle à WMCA à un niveau significatif personnellement. Ceci peut être monétaire ou autre afin de montrer l'exemple aux membres.
Responsabilités de visibilité
Avoir un compte sur les projets Wikimédia.
Avoir une page d'utilisateur ou d'utilisatrice dans les deux langues officielles au moins sur Meta-Wiki et le wiki de WMCA avec une présentation de soi-même sommaire, incluant, mais sans s'y limiter, à une mention de votre poste sur le conseil d'administration de WMCA.
Accepter d'avoir votre nom réel être publiquement révéler en ligne pour indiquer votre poste en tant que membre du conseil d'administration.
Autres responsabilités
S'assurer que WMCA obéisse aux lois, aux règles et aux règlements du Canada applicables.
Identifier et déclarer publiquement, au moins sur votre page d'utilisateur ou d'utilisatrice sur le wiki de WMCA, tout conflit d'intérêts, qu'il soit réel ou qu'il pourrait être perçu comme tel, et s'abstenir de participer aux discussions et aux votes reliés à un conflit d'intérêts.
Suivre les politiques et les bonnes pratiques en matière de vie privée et de confidentialité de l'information sensible.
Promouvoir et adhérer aux politiques de bilinguisme au sein de WMCA, spécialement, mais sans s'y limiter, en ce qui a trait aux communications publiques.
Servir de point de contact pour WMCA avec les organisations externes, la fondation Wikimédia, les agences gouvernementales et le public en général.
Responsabilités envers l'organisme
Servir en tant que chef de la direction de la corporation.
Développer et implémenter le plan stratégique de WMCA.
Implémenter les politiques de WMCA.
Effectuer une supervision générale des affaires de WMCA, sujette à l'autorité du conseil d'administration.
Responsabilités sur le conseil d'administration
Aider à préparer l'ordre du jour pour les réunions du conseil d'administration.
Réviser les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle.
S'assurer que les résolutions du conseil d'administration soient exécutées.
Avoir un vote supplémentaire dans le cas d'une égalité durant les réunions du conseil d'administration et des réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle.
Responsabilités envers les autres membres du conseil d'administration
Évaluer et consulter les autres membres du conseil d'administration sur leurs rôles et responsabilités et les aider en évaluant leur performance.
Discuter et aider à résoudre les problèmes personnels que les autres membres du conseil d'administration peuvent lui apporter.
Maintenir les fichiers sur l'adhésion des membres de WMCA.
Maintenir des formulaires en ligne et hors ligne pour que les membres puissent rejoindre WMCA dans les deux langues officielles.
Produire une mise à jour mensuelle sur l'adhésion des membres pour le conseil d'administration.
Produire un rapport annuel sur l'adhésion des membres.
Responsabilités pour les communications
Produire et distribuer les communications aux membres au nom de WMCA dans les deux langues officielles.
Fournir et distribuer des notices dans les deux langues officielles tel que requis, incluant, mais sans s'y limiter, les notices pour les réunions du conseil d'administration et les réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle, lorsqu'une telle notice est requise par les règlements généraux ou demandée par le conseil d'administration et de la manière prescrite par les règlements généraux.
Responsabilités pour les réunions
Confirmer le quorum durant les réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle.
Confirmer les droits de vote des membres durant les réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle.
Produire les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle, incluant au moins la liste de présence et les affaires discutées lors de telles réunions.
Être présent(e) à toutes les réunions du conseil d'administration, si possible.
Responsabilités financières
Maintenir des formulaires de dons en ligne et hors ligne dans les deux langues officielles.
Fournir des reçus pour les frais d'adhésion et les dons lorsque requis.
Responsabilités pour les fichiers
Être le gardien ou la gardienne de tous les livres, papiers, documents et autres instruments appartenant à WMCA.
S'assurer de la sécurité et de la présicion de tous les documents du conseil d'administration.
Responsabilités envers les autres membres du conseil d'administration
Fournir des conseils aux autres membres du conseil d'administration au sujet des affaires reliées à l'administration et aux fichiers tel que requis.
Autres responsabilités
Garder l'information de WMCA à jour auprès d'Industrie Canada.
Ces rôles et responsabilités n'incluent pas les responsabilités inhérentes à avoir des employé(e)s. Des responsabilités additionnelles auront besoin d'être ajoutées lorsque (ou si) WMCA arrive à ce point.
